سياسة إدارة حفظ واتالف الوثائق

* تم اعتمادها في اجتماع مجلس اإلدارة رقم تاريخ

النطاق 

 تستهدف هذه السياسة جميعمن يعمل لصالح الجمعية ؛ وباألخص رؤساء أقسام أو إدارات الجمعية،واملسؤولين التنفيذين وأمين مجلس اإلدارة حيث تقع عليهم مسؤوليةتطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة. 

إدارةالوثائق : 

 يجبعلىالجمعيةاالحتفاظبجميعالوثائق فيمركز إداري بمقر الجمعية،وتشمل اآلتي:

تكون هذه السجالت متوافقةقدر اإلمكان معأي نماذج تصدرهاوزارة الصحة و املركز الوطني .  ويجبختمهاوترقيمهاقبل الحفظ ويتولىمجلساإلدارة تحديد املسؤول عن ذلك. 

الاحتفاظ بالوثائق : 

▪ يجب على الجمعية تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لديها. وقد تقسمها إلى التقسيمات  التالية:  

• حفظ دائم . 

• حفظ ملدة 4 سنوات .  

• حفظ ملدة 5 سنوات .  

• حفظ ملدة 10 سنوات .  

▪ يجب إعداد الئحة توضح نوع السجالت في كل قسم.  

▪ يجب االحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على امللفات من التلف عند املصائب  الخارجة عن اإلرادةمثل النيران أواألعاصيرأوالطوفان وغيرهاوكذلكلتوفيراملساحاتولسرعة استعادة البيانات .  

▪ يجب أن تحفظ النسخ اإللكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أوما شابهها.  ▪ يجب أن تضع الجمعية الئحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب املوظف ألي ملف من  األرشيف وإعادتهاوغيرذلكمما يتعلق بمكان األرشيفوتهيئتهونظامه. 

▪ يجب على الجمعية أن تحفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم  الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف. 

إتالف الوثائق : 

▪ يجب على الجمعية تحديد طريقة التخلص من الوثائق التي انتهت املدة املحددة لالحتفاظ بها  وتحديد املسؤول عن ذلك. 

▪ يجب إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة االحتفاظ بها ويوقع  عليها املسؤول التنفيذي ومجلساإلدارة. 

▪ بعد املراجعة واعتماد اإلتالف، تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة  بالبيئة وتضمن إتالف كامل للوثائق. 

▪ تكتب اللجنة املشرفة على اإلتالف محضرا رسميا ويتم االحتفاظ به في االرشيف مع عمل نسخ للمسؤولين املعنيين.